CMS er et program som gir bedrifter det verktøyet som ofte mangler for strukturert elektronisk informasjonsflyt i prosjekter og til/fra kunder og leverandører. Som et overordnet brukergrensesnitt i det daglige arbeidet håndterer CMS strukturert opprettelse og lagring av alle typer elektroniske dokumenter som bedriften normalt håndterer. CMS har sitt utgangspunkt i oljebransjen hvor de fleste bedrifter er ISO-sertifiserte og kravene til kvalitetssikring er høye. CMS er et konfigurerbart rammeverk som gir bedriftene fleksibilitet til å opprette de strukturene som passer for virksomheten eller for å møte spesielle prosjektkrav. Nøkkelord er ofte at all korrespondanse og alle dokumenter skal kunne spores, og de skal kunne identifiseres i lister med unike dokumentkoder eller sekvensnummer. For forskjellige prosjekter hender det også at både struktur, dokumentmaler og kode-format kan variere.CMS håndterer og automatiserer disse problemstillingene. Grunnlaget er en hierarkisk trestruktur på en standard Windows filserver der systemet lagrer alle inn- og utgående dokumenter, inklusiv inn- og utgående epost. En database lagrer ekstra nøkkelinformasjon til hvert dokument, slik at søking og gjennfinning blir en enkel operasjon. Lagring på filserver skjer automatisk med rett filnavn og katalog når brukerene oppretter nye dokumenter via CMS. Brukerene trenger kun å fylle inn nøkkelinformasjon og å velge rett dokumentmal, så fikser systemet resten! Ved import av dokumenter så bruker man Windows drag&drop eller Copy&paste inn til rett kategori. For epost kan man velge om man vil arkivere hele eposten, eller kun ett eller flere vedlegg inne i eposten. Grunnlaget for fornuftig korrespondanse-, dokument- og informasjonshåndtering er en strukturert organisering slik at brukeren senere kan finne igjen det han trenger. Via CMS brukergrensesnittet kan brukerene enkelt gjøre oppslag i CMS-databasen, og når rett dokument er funnet kan den åpnes direkte i det vanlige programmet som hører til dokument-typen (eks Word/Excel/Autocad/etc...), eller dokumentet kan videresendes på f.eks. epost.Backup av dokumentarkivet skjer enkelt via bedriftens eksisterende backuprutiner. Alle dokumentfiler og CMS-databasen ligger sentralt lagret på filserveren.
Dokumentlister
Dokumentlistene er hoveddelen i brukergrensesnittet til CMS. Her ser man utvalgte kolonner med nøkkelinformasjon til de ulike dokumentene. Hvilke kolonner som skal vises kan defineres av brukeren, og forskjellige ”views” kan assosieres til forskjellige kategorier. F.eks. kan man sette opp systemet slik at ”thumbnails” kolonne kun vises når man lister opp bilde-kategorier.Listene kan vises på flere forskjellige måter. Normalt velger man en kategori i kategori-treet, og får listet opp alle dokumenter som er lagret under kategorien. Ved å bevege seg høyere opp i treet vil man få stadig flere kategorier inn i lista, og på toppnivå vil man få listet absolutt alle dokumenter. I tillegg kan man legge på filter basert på f.eks. ord i tittel, avsender/mottaker, dato/tid, osv. Flere forskjellige filter kan forhåndsdefineres og enkelt aktiveres på samme måte som man aktiverer kategorier. En kraftig Find-funksjon gjør at man kan søke i fritekst i alle kolonnene som vises på skjermen. Man også vise dokumentlister til/fra kontakter, enten for hele firmaet eller kun til/fra enkeltpersoner i et firma. Dokumentlistene kan enkelt eksporteres til PDF-format eller Excel for videre behandling og distribusjon.
Web-grensesnitt for ekstern tilgang utenfor bedriften
Dersom bedriften har egen Windows-basert web-server så kan CMS leveres med webgrensesnitt for ekstern tilgang til hele eller utvalgte deler av dokumentregisteret. Dette er en svært nyttig funksjon hvis man er på reisefot eller sitter i møte hos kunden og trenger tilgang på viktige dokumenter.
Dokumentmaler
I CMS kan man lage dokumentmaler av alle typer fil-baserte dokumenttyper. Hver mal tilordnes så til de dokument-kategorier der de logisk hører hjemme, f.eks. pakkliste-mal til pakkliste-kategori, og email/fax/brev-maler til korrespondanse-kategori. Dermed er man sikret at brukerene benytter rett mal til de forskjellige kategoriene. CMS har spesialstøtte for Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Autodesk Autocad og Autodesk Inventor, samt vanlige tekst-filer. I disse dokument-typene kan man definere nøkkelfelt som automatisk vil bli erstattet med relevant informasjon når man oppretter nye dokument av den aktuelle typen. Eksempel på nøkkelfelt er avsender, mottaker, tittel, dato, refereransekode/sekvensnummer, osv.Andre dokument-typer vil ikke automatisk få lagt inn slik informasjon, men de kan likevel brukes i CMS!
Kategori-tre og Kategorimaler
I CMS kan man bygge opp flere nivå med kategorier i en trestruktur, der dokumenter av forskjellig type og innhold blir organisert i egne logisk tilhørende kategorier. Samme kategori-struktur går gjerne igjen fra prosjekt til prosjekt, og man kan da opprette en såkalt kategorimal der hele strukturen defineres en gang for alle, og siden enkelt kopieres når nye prosjekt skal opprettes. Til hver kategori kan man definere bl.a. lovlige dokumentmaler, oppbygging av arkivnøkkel/filekey, standard klient ved inn/utgående korrespondanse, samt mye mer!
Kontaktregister
CMS har innebyggd kontaktregister der firma og personer blir knyttet opp til dokumenter som avsender og mottaker. Det er derfor enkelt å finne igjen dokumenter til/fra kunder, leverandører og andre kontakter. Med enkle trykk på toolbaren i programmet kan man skifte mellom å vise kontaktene sortert på enten firma eller på personers for/etternavn. Endringer i firmaopplysninger tastes inn en gang, og vil automatisk bli oppdatert på alle ansatte i firmaet. Kontaktregisteret kan synkroniseres mot Microsoft Outlook.For sortering/gruppering kan man lage ubegrenset antall firmagrupper og/eller persongrupper. Feks. grupper for leverandørtyper, kundetyper, eller personlinkede slik som julekort-gruppa...
Arkiveringsnøkkel
Hvert dokument kan tilordnes en arkivnøkkel eller såkalt ”filekey”. Det finnes veldig mange ideer om hva som er fornuftige arkivnøkler, og i CMS har vi valgt å la kunden selv bestemme formatet på arkivnøkkelen. CMS støtter over 40 forskjellige koder som kan brukes til å bygge opp arkivnøkkelen. Disse kodene kan være linket til f.eks. prosjekt, til dokumentklasse, til kunde/leverandør, til dato/tid, eller til forfatter. Eller kombinasjoner av disse, systemadministratoren står fritt til å definere ønsket format. Eksempel på arkivnøkkel kan være
§PrjCode§-§DocClsCode§-§DocClsSeq:4§. Denne koden er byggd opp av prosjektkode, dokumentklasse-kode og globalt dokumentklasse-sekvensnr. For et nytt tilbuds-dokument kan arkivnøkkkelen da se slik ut:
P1234-BID-0056. Filnavnet på dokumentene blir en kombinasjon av arkivnøkkel og dokument-tittel, og resultatet kan bli f.eks.
P1234-BID-0056 - Tilbud korrespondansesystem.doc
Lage nye dokumenter
Nye dokumenter lages fra CMS ved å velge rett kategori, velge rett dokumentmal, og fylle inn nøkkelinformasjon slik som avsender, mottaker, tittel osv. Deretter åpnes det nye dokumentet i den editor som vanligvis brukes til dokumenttypen, f.eks. Microsoft Word eller Outlook. Arkiveringsnøkkel, filnavn og disk-katalog blir automatisk definert av CMS. Brukeren må bare sørge for å lagre dokumentet etter at redigering er ferdig. Hvis det er en epost som skal sendes er det nok å trykke på ”Send” knappen, og CMS vil så automatisk arkivere eposten med innhold etter at den er ferdigsendt.
Støtte for sending av ”rekommandert epost”
Epost-kommunikasjon blir nå mer og mer vanlig, også til bruk for virksomhetskritisk informasjon. For lettere å kunne bevise at en epost faktisk er sendt så støtter CMS en form for ”rekommandert epost”, en tjeneste levert av eNotarius (www.enotarius.com). Ved å velge rekommandert eNotarius sending i CMS, så vil utgående epost gå via en uavhengig 3dje-part (eNotarius) før den videresendes til endelig mottaker. eNotarius logger både eposten og server mottakskvittering slik at disse data senere kan brukes som bevis i eventuelle tviste-saker.
Importere eksisterende dokumenter
Eksisterende eller innkommende dokumenter kan enkelt importeres i CMS med vanlige Windows teknikker: Drag&drop, copy&paste eller [File, Import] fra menyen. Et godt eksempel er å dra en email fra Outlook inn i CMS og slippe på rett kategori. CMS vil automatisk dekode avsender, mottaker, dato og emne fra eposten, og brukeren trenger bare å trykke OK så er eposten arkivert i CMS arkivet. Brukeren kan også velge å slette original fil/epost etter import, slik at rydding av innboks og andre midlertidige lager blir en enkel oppgave.
Dokumenthåndtering: Revisjoner, kommentarer, vedlegg og release-utgaver
Ved import av et dokument hender det ofte at man ønsker å erstatte en annen eldre utgave som allerede er arkivert i CMS. Om man ønsker å ta vare på den gamle utgaven kan enkelt velge å importere det nye dokumentet som en ny revisjon. Begge dokumentene blir da lagret, og man kan enkelt gå tilbake og se på tidligere revisjoner.Nye dokumentrevisjoner kan også lages direkte i CMS ved å høyreklikke på et eksisterende dokument og velge revisjons-kontroll. Dokumenter kan ha ubegrenset antall revisjoner, og revisjonskodene kan bestemmes av brukeren.Til større dokumenter har man ofte masse kommentarer i form av f.eks. eposter eller andre mindre dokument. Slike filer kan enkelt tilordnes som "subdokumenter" til hoved-dokumentet. Tilsvarende kan også vedlegg arkiveres, og både vedlegg og kommentarer kan linkes mot spesifikke revisjoner. Ved release av dokumenter ønsker man ofte å arkivere f.eks. PDF utgaver av dokumentet, dette arkiveres også på samme måte som for kommentarer og vedlegg!
Skanning av papirdokumenter
Papirdokumenter kan enkelt scannes inn i CMS dersom bedriften har en TWAIN-kompatibel scanner (de fleste scannere er TWAIN-kompatible). Dokumentene kan være på flere sider og lagres som PDF, TIF eller JPG.
Bildehåndtering
Bruken av digitalkamera har eksplodert, og viktige bilder kan enkelt arkiveres i CMS-systemet. Ofte tar man flere bilder av samme objekt, og slike bildeserier kan enkelt importeres rett fra minnebrikker slik at de får samme tittel, men individuell arkivnøkkel/sekvensnummer.I dokumentlisten inne i CMS kan man velge visning av ”thumbnails”-kolonnen, og bildene vises da som miniutgaver direkte i dokumentlista. Ved å dobbeltklikke et bilde åpnes det direkte i det vanlige bilderedigeringsprogrammet.
Støtte for flere CMS arkiv
Flere forskjellige CMS arkiv kan enkelt opprettes på samme eller forskjellige servere i en og samme bedrift. Dette kan være hensiktsmessig om man ønsker å isolere f.eks. store prosjekter, eller ønsker å splitte konfidensielle og åpne arkiv.
Automatisert oppdatering av program og database
CMS er et produkt som er i kontinuerlig utvikling, og kundene kan velge å være med på oppdateringsavtaler der nye versjoner på en enkel måte oppdateres på klientene i nettverket. Nettverksansvarlig plasserer oppdateringen i en egen Upgrade-katalog, og ved oppstart av CMS detekterer programmet automatisk at nye versjoner er tilgjengelig, og brukeren får mulighet til halv-automatisk installasjon av oppdatering! (må kun klikke OK noen ganger...)Dersom det er endringer eller utvidelser i database-formatet så vil også databasen oppdateres automatisk sammen med installasjon av nye programversjoner. Har man ikke vært med oppdatering på en stund, så er oppdateringslogikken repetiv slik at alle gamle versjoner steg for steg bringes opp til siste nivå.
Referanser
Brukere av CMS inkluderer bl.a.:
Teknisk om CMS
| CMS Dokumentlager |
Standard filer i katalogstruktur på en standard Windows filserver. Tilgangskontroll defineres av systemadministrator via vanlig Windows fil-tilgangskontroll |
| CMS Database |
Som standard er dette en Microsoft Jet-basert MDB fil, samme type som brukes i Microsoft Access. Kan ved behov oppgraderes til f.eks. Microsoft SQL Server eller Oracle. |
| Operativsystemkrav |
Anbefaller Windows 2000 eller bedre for både klienter og server, men vil også virke på Windows 9x/Me og NT 4. |
| Maskinkrav |
Anbefaller minimum 1GHz CPU og 128MB RAM for bra program-hastighet. |
| Web-serverkrav |
Internet Information Server med .NET framework. |
| Office-integrasjon |
CMS har spesialintegrasjon mot - Microsoft Office 2000 / XP / 2003 - Sun StarOffice / OpenOffice - Ability Office |
| Autocad-integrasjon |
CMS har spesialintegrasjon mot Autocad 2002/2004 |
| Inventor-integrasjon |
CMS har spesialintegrasjon mot Inventor 6 |